学校活动策划要素及注意事项——第10周行政中心学习主题（张霞）

一、概念定义

“策划”一词有广义与狭义之分。广义的“策划”是指策划的本性，即人类达到某种目的，利用自己的智慧所采取的一种策略或谋划手段过程。狭义的策划主要运用于当今企事业中。

企业策划,简称“企划”，是企业在追求利益最大化的条件下，采取的企业发展的具体创意、计划、实施步骤、赢利的步骤及方法等，是企业赢利和壮大的方法和策略的总称，贯穿在企业发展活动中，积极主动促进企业发展的谋略的综合体。校园活动的策划属于企划中的一种，是学校发展中起重要作用的一个方面，一个学校在发展过程中，在总体上和日常活动中都要处理一些事物，有些事物涉及很多方面的社会问题的，需要系统的思考和研究的，需要策划的。

那么，要想要有效地进行活动策划与实施，首先要弄清楚几个基本问题，例如：活动的策划有哪些特征？要做哪些准备？策划的程序、方法是怎样的？活动策划有什么技巧？有什么注意事项？这样有利于我们把活动组织的更加完善。

二、活动策划的特征

1.富创新性。概念创新和理念创新是策划的本质特征，资源整合在一起，能不能产生新的绩效、有没有创新，这是策划的关键，不然就只能是实施计划，资源整合所聚集的能量就是创新，没有创新的资源整合过程，不是策划。策划创新非常强调通过资源整合进行创新，这与科技创新、通过实验发明创造创新是有区别的，通过资源整合创新就是策划的精髓。

例：以下活动是企业策划吗？

2013 CTE汽车改装展

2013 MIRC澳门国际赛车文化展览会

2013 MIF澳门国际贸易展览会

2014 MABE澳门公务机展

第八届成人教育与社会发展国际研讨会

第二届亚太地区现代服务业发展高峰论坛……

第五届明德学校艺术节

明德学校首届读书节

Rubber Duck（大黄鸭）黄色小鸭澳门游

澳门青年民族文化节……

2.资源基础性。这种资源可能是物质资源，也可能是关系资源或是政府资源，因此这就决定了策划必须脚踏实地，它的发生过程是要使用资源的，没有资源就完全是想象、空想，这是策划的物质基础。

3.可整合性。也就是说这种资源必须是能够使用的，能够整合在一起的，如果没有整合性，也就没有使用性，不能使用的资源整合在一起，本身就是不可能的，也是一种空想、想象，这是策划的条件。

4.目标可预期性。我们做任何事情都是有一定目的性，策划就应该有目的性，俗话说：“无事不谋”，要做事，就应该有方向、有目标，策划是一个行为过程，也是资源配置的行为过程，目的性在一定程度上的量化过程，就成为目标。因此，达到预期目标是策划的目的。

5.广泛的社会传播性。活动本身就是一个传播媒体，其作用像一个大众传播媒介，只不过这个传播媒介在活动没有组织之前是不发生传播作用的，一旦这个活动开展起来，就能产生良好的传播效果。例如最近读书节的活动各年级绽放光芒，活动缤纷多彩，具有一定的宣传效果，我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与，因此，活动的信息是通过媒介或者是通过公众传播的，这是我们在策划活动的过程中必须考虑到一个很重要的特点。例如每个年级组在微信公众号的宣传工作就是最显著的体现，是明德学校的“活招牌”。 

6.严密的操作性。在组织活动的过程中，给我们成功与失败的机会只有一次。因为活动不同拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头，最后再重新编辑，但是策划大型活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补。所以，大型活动的策划与实施的周密性，绝对不能掉以轻心。

三、活动策划程序 

从程序上说，活动策划和实施，要完全按照公关四步工作法的要求执行： 

第一、立项，就是要把活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做？为什么做？一定要很清晰。 

第二，进行调查和可行性研究。做调查，大家很清楚，不详细阐述，但活动策划调查有其特殊性，例如调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性，都是调查的内容。名师部即将探究的研学、游学旅行就是由是国家教育部于2016年颁布的文件中提出的要求。

可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省费用？还有社会物质水平的适应性，大型活动需要动用许多社会物质，许多创意也需要物质的支持，因而需要策划人员把握现代科研成果。

最后一个是应急能力的适应研究性，需要那些应变措施？如户外活动要考虑天气的情况，野外活动考虑更多的是安全设施问题，这些都是我们要进行可行性研究的范畴。 

第三，提炼主题，进行创意。除了个人创意外，我们要特别强调群体创意的概念。不提倡个人策划大师的提法，当今的时代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明，靠一个人拈指算出什么妙计来，而是靠不同学科的组合群体策划。集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程，作为现代策划，需要的是多个学科的综合和集体的智慧，而不是某个大师的杰作，正如学校每一次的大型活动都要各部门、各年级组合力构想，分部完成，才能促成活动的成功。 

具体到方案个体来说，主要分为：准备、流程与执行三个步骤：

1.活动策划准备工作

活动策划主负责任在制定活动方案时可参照以下步骤进行准备工作：

活动的具体实施流程与步骤如下：

以即将举行的体育节为例：

2. 活动执行

活动执行时各成员因权责不同，从事工作不同，因此人员要求上： 

（1）负责人在活动准备阶段要起到监督、督促作用，确保计划按时完成，活动进行时负责整体调度，不应接管其他事务，保证各成员有条不紊完成自己的工作。 

（2）其他成员在活动准备时按指令按时完成工作，活动当天谨记呆在指定的工作区域，切实完成好自己的工作。 

（3）各区域负责成员有责任参与各次大小型的彩排，保证活动顺利进行。

而在活动执行实际操作时需注意：

（1）设计。我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动，甚至是专业机构承接的活动，都存在这样的问题：创意很好，但是由于缺乏操作设计，在操作过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以，在原则方案确定以后，还要进一步进行操作设计。 

（2）办理相关手续。例如组织学生团体外出游玩或学习，须向上级报批等等。

（3）程序化管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理，因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。 

（4）方案培训。在活动里，假如参与的工作人员不了解全局的策划意图，他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能投入。 

（5）设计评估标准。一个活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后，往往忽略做评估标准方案，评估标准应该在策划的时候把它设计出来，这样可以让客户在完成这个方案以后，根据设定的标准作出科学评估。 

四、策划的技巧 

策划的技巧很多，主要有两种方法。 

一是创造活动的“眼”，“眼”的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。文章有文眼，歌曲有歌眼。活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方，要有高潮，要把这个环节设计得更有传播性，这是活动创意的核心和关键。 

二是应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计，我们应该重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题氛围带出来，这点往往有很多人不太重视，只考虑到某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。“创意”不仅是活动的灵魂，更是社会发展进步的要素。有了一个好的创意，活动便会事半功倍。同样我们开展的活动能被广大师生所接受并认可，就更离不开合理的安排、精心的设计、巧妙的构思。因此，建立一种清晰合理、开拓创新的思维轨迹是办好活动的基础。

创意思路的优劣，主要区别在于思维方式的不同，具有“灵感”的活动常常带着时代的气息与强大的生命力。正确的定位活动我们需要作到以下几点。

1.正确分析活动的目的、宗旨

一切活动的开展都有其特定的目的、需求——创意构思的定位，我们的活动只有满足了广大同学的需求，活动就会出现生动活泼、健康的局面。所以，对活动的定位首先要知道，所办的活动面向的对象是谁通过活动能满足他们什么需求或者能让他们得到什么样的锻炼和收获，从此出发，就保证了活动的意义和目的，才有可能激发思维去进一步思索如何去筹备活动。

2.创新意识

创新意识是突破活动原有模式并进一步开拓前进的有利武器，创新思维源于灵活、开放的思路，这就要求活动策划人员努力学习，扩大知识面，从而使自身的创造性思考的能力常思易新。另一方面，这种创新也要求我们要利用一切可利用的手段对往届所举办的活动进行细致全面的分析、整合、研究，即“以史为鉴，以史为机”，以此产生创意，制定自己的创新之路，这也是培养创新意识的有效途径。学校如今大力促成外出学习，参观、培训，在学习的收获中，我们是否能够汲取精华，因地制宜，创造成我们的特色？

3.专业素质

古人云“术业有专攻”，同样一个活动从筹备到实施也需要“专业素质”，这种专业我们可以俗称为策划活动的本领，因此活动的策划者需要做到以下几点：

（1）心思缜密，统领全局

在现代职场中流行的一句话是“细节决定成败”，它同样一个优秀活动策划者必须具备的本领之一。任何事情从量变到质变都不是一个短暂的过程，如果没有持之以恒的“举轻若重”，做好每一个细节的务实精神，就达不到“举重若轻”的境界。如果管理者认为宏图大略才是当务之急，那么此想法将会诱使他相信所有的细节不值得关注。但与此同时，也将有一大堆“小事”带来一连串麻烦，导致他的重大机会被破坏，直至化成泡影。对于一次活动，不管大小其基本程序一般人都能想到，而细节如果没有注意或者处理不当。就会造成冷场甚至影响活动的正常进行，回想我们所办的活动。有因为没有预备节目而使活动“中场休息”的，有因为没有座位而让家长感到茫然的，有因为天气原因亦没有预备方案让我们手足无措的，虽然我们不可能使每次活动都万无一失，但只要我们用心去做，还可以做的更好，因而缜密的思维是活动尽可能少的出现失误的保证。

（2）语言、文字表达能力

一个好的创意或一个优秀的活动策划方案，最终要靠语言和文字来表达才能被别人所接受和执行。在整个活动流程中，活动策划人员充当的是“导演”兼“编剧”的角色，因而清晰的逻辑思路、修辞能力，以及声调、肢体语言以及表情的搭配和基本文书书写就显的尤为重要。

有了较强的语言表达能力，就为良好的沟通架起了桥梁，也为活动的成功奠定基础。语言的简明、连贯、得体是我们培养语言表达能力的基础和核心，与语言表达能力相比较，过硬的文字表达能力一方面有助于使活动更加有序合理，另一方面也能通过文字记录过程和积淀学校文化，从次意义上讲文字表达能力更加重要。

4.组织管理能力

优秀的“导演”还应具备的是较强的组织管理能力，因为每一次活动涉及到的活动宣传、节目彩排、会场布置、物品筹备、邀请嘉宾等工作，不可能靠一个人来完成，这就要求活动策划人员具备较强的组织管理能力，能合理的分配时间、对人员能进行合理调配、对物品能进行妥善管理，特别是在用人上一要扬长避短，合理使用。用人贵在“才取其长，用当所宜”。只有扬长避短，科学安排，合理使用，使每个成员的特长都能最大限度的发挥出来，才能调动其积极性，使其干起工作来，得心应手。二是充分信任，放手使用。用人不疑，疑人不用，对所有成员一视同仁，公正对待，不搞厚此薄彼。其实说到本质上把“用人问题”解决好了，其他问题都可迎刃而解。

（4）协调和沟通能力

协调和沟通，一方面是指在工作当中通过与本部门之外的人员进行的交流，以此获得帮助、支持或关注；另一方面是指在本组织内部对人员工作的及时检查和反馈。比如在内部工作中，因特殊原因原有岗位的工作人员缺席，此时，就需要协调其他人员补充该岗位，否则就会影响整个进程。

（5）良好的工作作风

雷厉、风行、勤奋、务实。一切策划最终都要靠行动来完成，而这种行动要求我们必须雷厉风行、勤奋务实。如果在工作中拖沓、懒散、工作没人干或者不实干就势必会影响活动的进程或者会扼杀一个好的活动的诞生。

讲求民主、集思广益。团队是一个充满人性化的组织，因而必须讲求民主，只有讲民主才能碰撞出思想的火花，才能让我们这个集体枝繁叶茂。我们都知道，拿一个思想与别人交换，那我们得到的就是两个思想，如此不断的聚合集体的智慧，那我们的活动必然丰富多彩。同时讲求民主、集思广益也是树立个人威信的有效途径，因而活动策划人员具备了这样的工作作风，必然能得心应手的开展工作。

（6）心理素质

良好的心理素质是人格魅力的重要体现，也是活动策划人员必须具备的条件，“物质决定意识，意识对物质具有能动的反作用”，而这种反作用既会促进客观事物的发展，也会阻碍其发展。因而，拥有良好的心理素质的负责人一要积极乐观，要有较强的心理承受能力。

举办活动的过程中通常会有一些意想不到的事情发生，或许是因活动的成功得到更多的鲜花和掌声，或许是因为活动的失败，或许会受到横加指责，或许是你的努力付出换来的是截然相反的效果，但是不管怎样，我们都要牢记这项活动是“我”策划的，办的好与不好，对我们来说都是一种收获，因为透过活动我得到的更多的是能力的锻炼和经验的积累，而且它会激励和引导我们在以后的日子里策划出更好的活动，而一路走来不管酸甜苦辣，其实都是一种成长和成熟，这是别人所得不到的。因而明白了这个道理之后，在活动的整个过程中，不管出现什么状况，我们都能坦然面对，能够用良好的心理素质战胜一切。

其次，要拥有自信，自信不是自负，也不是自大，我们要求活动策划人员要建立科学的自信，克服盲目的自信，科学的自信是指能够辨证地看待活动中的有利因素和不利因素，同时要注意多看到自己的长处和优点，并在策划活动过程中发挥自己的长处，巩固自己的优点，其实这种自信的基础就是对活动的周密的部署和完善的准备。

（6）我们中的大部分人都具备较强的自学能力。而其中某些专业课程知识所涉及到的理论知识或较为典型的案例，对我们举办活动都有重要的指导和借鉴意义，因而科学文化知识对举办活动无不裨益。

活动完成后，要进行活动资料整理，及时完成活动总结报告、盘点剩余物品入库、召开总结性会议等后续工作。

总之，校园活动的策划必须以生为本，经周全考虑与衡量，将学生的能力培养，美好未来作为活动之培养目标，忌匆忙行事与形式主义。

活动策划小贴士：

1.策划时要考虑活动实施那天气候如何。提前预知活动当天天气情况。 

2.确保安全工作。预计现场人员人数，按比例安排安保人员，发生意外事件（突然停电，人群拥挤）时，能够有效积极处理。

3.活动时间是否合理（一般２－３小时）。  

4.活动开始前工作人员提前到位检查：舞台高度是否合理，舞台上悬挂的装饰品是否牢固，舞台是否牢固，音响是否准备就绪，赠品是否准备妥当；宣传品是否准备妥当；演员、主持人是否就绪。 

5.在户外开展的路演活动有必要的话，要事先到当地政府办好手续，做一些必要的沟通工作，避免因企业事先未与当地政府部门搞好工作，结果活动实施一段时间被迫停止，大大损害企业形象。 

6.最后，要强调的是执行问题，事先与执行活动的工作人员有效沟通。策划者最好亲自参与到活动实施现场，指导实施，必要时做一些调整工作。

7.活动主题，形式，宣传的策划建议通过5到6人开小会的方式头脑风暴确定。 

8.活动要尽可能节省人力物力，不能给同成员造成过重的负担。